Изграждането на екип е подобно на сглобяването на двигател на състезателна кола – трябва всички компоненти да се поставят правилно, така че да съвпадат, за да работи гладко и безпроблемно.

Както различните двигатели имат различни съставни части, така и всеки екип има свои собствени качества и характеристики.

В тази статия ще разгледаме какво включва изграждането на успешен екип – още от началните стъпки, през етапите на развитие, докато не се превърне в една високоефективна единица, която е „по- добра от съвкупността на съставните й части“. По-точно ще научите:

• Как да създадете екип;
• Етапите на развитие на екипа;
• Методи за измерване на нивото на представяне на екипа.

 

Съставяне на екип

Както вече споменахме, членовете на екипа са като части на двигател: трябва да работят заедно ефективно, за да достигнат целта си. Освен това всеки член трябва да допринесе, чрез изпълнението на конкретна, специализирана задача за цялостното представяне на екипа.

Когато съставяте екип започнете от лидера. Неговите или нейните характеристики ще имат значително влияние върху развитието и продуктивността на екипа. Тя или той трябва да са добре запознати с проблемите, с които екипът ще се сблъска, както и да притежава способност да координира различни дейности, както вътре в екипа, така и с хора извън него.

След това разгледайте целта на екипа и обмислете какви умения и опит ще са нужни на членовете му, за да я постигнат. Изберете всеки член според неговите познания и експертни качества и помислете как могат да помогнат за изграждането на ефективен, сплотен екип. След това разяснете ясно ролята и отговорностите на всеки член на екипа и обяснете с какво помагат за цялостното му представяне.

Целете се към изграждането на екип с разнообразие от умения, различни нива на отговорности и опит. Това ще ви осигури широк спектър от перспективи за постигането на целта и ще помогне на екипа да избегне „груповото мислене“.

Уменията, които са нужни на един екип често варират в зависимост от проекта, върху който се работи. В този случай е важно да бъдат включени служители, които са гъвкави и са склонни към развиването на нови умения. Може също така да допълните основните умения на екипа, чрез външни помощници и консултанти, но това би повлияло върху динамиката на екипната работа, ако не се управлява правилно.

 

Развитието на екипа

Въпреки развитието на автомобилната индустрия, един професионален техник не би и помислил да изпита новосглобен, висококачествен двигател директно в състезание. По същия начин не можете да очаквате и новосформирания екип да се справя с поставените му задачи веднага.

За да бъдат ефективни всички членове на екипа, те се нуждаят от известно време за опознаване. Съществуват много теории за това как един екип съзрява във функционална единица, но може би най- известната е моделът на проф. Брус Тъкман за екипно развитие.

Чрез изучаване поведението на групи в различни среди, Тъкман идентифицира четири отделни етапа, през които един екип трябва да премине, за да е наистина ефективен. Той нарича тези етапи формиране, щурмуване/бушуване, нормиране, изпълнение.

Повечето екипи преминават през тези етапи без дори да го осъзнават. В ролята си на мениджър, вие трябва да сте наясно с различните предизвикателства и проблеми, с които екипът ви се сблъсква, и да се справяте с тях. Всяка стъпка играе своята роля в заздравяването и сплотяването на екипа , така че не е добра идеята да се пропускат някои от етапите, опитвайки се да се стигне периодът на изпълнение по- бързо.

 

Формиране

Новосформиралият се екип е просто група от индивиди в обща обстановка. Те се нуждаят от време, за да се опознаят, да разберат с какво всеки допринася към екипа, да изградят доверие помежду си и да се почувстват като едно цяло.

На този етап е важно да се фокусирате върху приемането и изграждането на доверие между членовете. Ако се опитате направо да се гмурнете в продуктивна работа без да правите нищо друго, екипът ще пропусне този значим етап, превръщайки го в почти непосилна задача да се превърне в нещо повече от група от индивиди.

На този етап времето прекарано в подбуждането и подкрепянето на свободни и отворени дискусии между членовете на екипа ще изплати дивидентите си по- късно. Насърчавайте ги да задават въпроси, да споделят информация и да разбират нуждите си.

Сега е подходящо време да поставите ясни цели и очаквания, както и да изтъкнете своите „правила за обвързване“, включително подготовка, възнаграждение, тактически план, методи за оценка на изпълнението и степен на автономност.

 

Щурмуване

Започвайки да работят заедно и установявайки своето място в екипа, конфликтите и напрежението между членовете му неизбежно нарастват. Постепенно те стават наясно с ролите и перспективите на останалите в екипа и често започват да се съмняват в приноса им към представянето на екипа.

През този етап вашето лидерство също може да бъде подложено на критики, така че бъдете готови! Като уплътненията, разработвани в двигателя на състезателната кола, членовете на екипа Ви започват да се чувстват по- удобно с позицията, която заемат в екипа. Обаче това чувство за сигурност ги окуражава да бъдат по- прями в изразяването на собствените си чувства.

Въпреки че може да бъде трудно понякога, леко разногласие в екипа е желателно, тъй като по този начин членовете се учат как да се справят с бедите и конфликтите.

Това са критични способности за всеки екип, защото целият замисъл на събирането на различни хора заедно е да се изгради ново съзнание и да се създадат иновативни решения – не просто да се повтаря какво мислят другите хора.

През този етап членовете на екипа имат нуждата да се чувстват свободни да вземат определена страна при възникнали проблеми.

Важно е да се установи подходящ баланс. Ако членовете на екипа са по- заинтересовани от запазването на мира, отколкото от решаването на проблемите, „груповото мислене“ може да се появи. От друга страна, ако напрежението стане твърде високо, доверието, изградено през първия етап може да се разруши.

Можете ефективно да управлявате разногласията в екипа, подсилвайки визията на екипа, подпомагайки го да разпознава и оценява своите собствени постижения и бидейки ефективен медиатор между членовете му.

 

Нормиране

Веднъж след като екипът е решил проблемите, свързани с щурмуването, започват последователно да се оформят поведенчески норми. Развиват се чувства на лоялност и членовете демонстрират отдадеността си към екипа чрез коопериране помежду си, игнорирайки различията си, следвайки инструкциите и придържайки се към стандартите.

Колкото повече членовете на екипа работят заедно, толкова повече започват да се съобразяват един с друг. Точно това дава на всеки екип неговата уникална култура. Например различни екипи могат да се сформират при едни и същи условия с конкурентни, сътруднически, креативни или консервативни характеристики.

Сега след като първоначалната несигурност и конфликтите са преодолени, членовете на екипа започват да проучват различни роли и нива на подкрепа и отдаденост.

Някои от членовете ще бъдат най- добри в изпълнението на задачи, докато други изграждат връзки, които сплотяват екипа. И двата вида дейности са важни и нужни за достигането на екипа до следващото ниво на развитие.

Проницателният лидер лесно ще забележи на кои членове от екипа кои роли им се отдават най- добре и ще им помогне за развитието на качествата, нужни за изпълнението на съответната роля, за да е сигурен, че екипът работи за изпълнението на своите цели и всички работят заедно по най- ефективния възможен начин.

Конструктивната обратна връзка е от огромно значение, както е и споделянето и изясняването на силна визия. Членовете на екипа е по- вероятно да се сработят и да се справят с поставените им задачи по- добре, когато придадете по- дълбоко значение на целите, които стоят пред тях.

 

Изпълнение

Накрая, след като екипът е преминал през конфликтите и предизвикателствата на формирането, щурмуването и нормирането е време да се залови със самото изпълнение.

След като екипът е изградил доверие помежду си, ясно са установени ролите на членовете и всички имат споделена визия, той се е превърнал в „по- добър от сумата на отделните си части“ и е готов за големи постижения.

На този етап екипът извършва забележителен прогрес спрямо поставените си цели и всяко ново постижение засилва отдадеността на членовете към екипа.

Вашата роля сега трябва да се изразява в делегирането на задачи и проекти за изпълнение на членовете на екипа. Не е желателно обаче да ги инструктирате или да им помагате, освен ако не забележите някакъв проблем или те сами не ви помолят за това.

Още в процеса на изпълнение на поставените му задачи, може да предоставяте на екипа дори още по- предизвикателни такива с цел повишаване на неговата ефективност.

Не забравяйте, че всякакви промени в екипа или в средата, в която оперира могат да го върнат обратно към някой от по- ранните етапи на развитие.

Опитайте се да контролирате и да сте в очакване на промените, които биха повлияли върху работата на екипа ви, и се обръщайте директно към членовете при възникнали проблеми и промени, за да поддържате високото им ниво на изпълнение.

 

Повишаване нивото на представяне

Да се върнем към аналогията със състезателната кола, която направихме по- рано. Веднъж след като е запален, двигателят е готов за състезание. Но, за да извлечем най- доброто възможно представяне от него, механиците трябва постоянно да го поддържат.

Разликата между нормално представяне и доброто представяне често произлиза от възприятията за качество на хората в екипа. Добре представящите се екипи се фокусират върху реално усъвършенстване и иновация, вместо просто да се опитват да избягват допускането на грешки.

Независимо дали е подобряването на продукт, система или просто завършването на специфична задача – начинът, по който екипът измерва качеството е жизнено важно за тяхното представяне.

 

Съществуват три нива на качество, върху които може един екип да се фокусира:

• Откриването на грешки – това е най- ниското ниво на качество и е отправната точка на повечето екипи. Фокусът е върху осигуряването на това, което клиентът иска и избягването на това, което не иска. Това е реактивен подход, който гарантира, че екипът ще постигне своите очаквания, но той улавя грешките само след като са вече направени.
• Предотвратяването на грешките – на това ниво екипът премества фокусът си върху това да избегне изобщо допускането на грешки. Членовете се вглеждат в начина, по който нещата се правят и наблягат на качеството в ролята на всеки един член от екипа. Те са загрижени за това защо се случват грешките и създават система за предотвратяването им. Екипът обикновено превишава очакванията си и всички са удовлетворени. Това е началото на доброто представяне, но също така е и мястото, където повечето екипи се отказват.
• Иновация с непрекъснато усъвършенстване – това е връхната точка на екипното представяне. Тук вместо просто да се диагностицират и предотвратяват грешките, хората също търсят начини да задоволят нужди, които още не са се проявили. Този тип екипи създават нови стандарти и винаги търсят начини да подобрят успехите си. Те са в очакване на нови нужди и решават проблемите по проактивен начин.

 

Заключение

Успешният екип е много повече от просто съвкупност от индивиди. Когато членовете му работят върху някакъв проект, те често постигат повече, отколкото биха постигнали самостоятелно. Но за изграждането на е екип се изисква повече от това просто да се съберат някакви хора заедно.

Ключови моменти при изграждането на екип:

• Стремете се към изграждането на екип с разнообразни умения, нива на отговорност и опит. Имайте предвид, че не всички умения са ориентирани към изпълнението на задачите.
• Уменията, ориентирани към изграждането на връзки и взаимодействието на членовете в екипа са също жизнено важни за ефективната му работа.
• Най- ефективните екипи са тези, които са преминали и през четирите етапа на развитие, определени от Тъкман: формиране, щурмуване, нормиране и изпълнение.
• Промени в предназначението на екипа, средата, в която оперира или в състава му, могат да върнат екипа към някой от по- ранните стадий на развитие.
• Екипът трябва да има ясна цел пред себе си, за да успее. Обаче, Вие не трябва да се опитвате да установявате начинът, по който тя да се постигне.

 

Приложете наученото на практика

1. Помислете върху това как можете да приложите наученото към вашия личен опит?
2. На кое ниво на развитие е настоящия ви екип?
3. Как бихте променили състава на членовете във вашия екип, за да го направите по- ефективен?
4. За какви капани ще сте нащрек, докато екипът ви расте и се развива?
5. Как ще разберете дали екипът Ви се представя добре?
6. Какви специфични умения за изграждане на екип имате нужда да развиете? Как ще го направите?