Днес много организации по света използват технологии – ел. поща, Voice Over, Internet Protocol, уеб конференции и др, за създаване на виртуални екипи. Членовете на тези екипи могат да са на различни точки из страната или по целия свят.

Въпреки това те имат на разположение един напълно ефективен начин за обмяна на идеи и информация със своите колеги, които може би никога не са срещали лице в лице.

Съществуват ред причини за създаването на виртуални екипи. Например една от тях е с цел да изкарате служителите от офиса и да ги приближите до клиентите си.

Друга причина може да е свързана с осигуряване на 24-часов обхват в различните часови зони или пък просто да намалите разходите за пътуване. Можете също така да използвате виртуалните екипи и, за да наемете хора, притежаващи необходимите умения, независимо от това къде по света се намират те.

Каквато и да е причината за формирането на виртуален екип, използваните технологии ще допринесат значително за сработване на хората в него, без те да са присъствено на едно и също място, което гарантира успех.

Но преди да се случи това, трябва да се уверите, че разполагате с изправна техника и подходяща организационна структура. Разбира се, необходимо е предварително всички членове от екипа да са наясно с целите, които трябва да постигнат.

Днес ще научите какво трябва да направите, за да подобрите ефективността на своя виртуален екип. По-конкретно, ще се запознаете с:

• Управлението на виртуален екип;
• Управлението на резултатите на екипа;
• Мотивиране на виртуалния екип;
• Осигуряване на ефективна комуникация в екипа.

 

Управление на виртуален екип

Независимо дали екипът вие е виртуален или не, първата крачка към постигане на високи резултати е ​​определяне на мисията. Ако тя не е зададена ясно или изобщо липсва, членовете на екипа няма да знаят какво да правят, накъде да вървят и изобщо няма да имат стимул за работа. Това автоматично ги превръща в неуспешен екип.

В традиционния екип /лице-в-лице/, хората са на едно място чисто физически, така че е по-лесно да се избегне липсата на добре дефинирана мисия (въпреки че и това не дава гаранция).

С виртуалния екип, обаче, рискът е по-голям. Първо, трябва ясно да се определи защо този отбор съществува – каква е неговата мисия, кои са целите и коя е стратегията му за работа.Следва лидерът на екипа да помогне на всеки член от него да разбере каква точно е неговата роля и с какво той лично би допринесъл за успеха на екипа и организацията като цяло.

Важно е да участват хора, които приемат мисията като своя лична, мотивирани са да се справят с предизвикателствата и имат общ поглед за желания резултат.

Нужно е членове на виртуалния екип да показват инициативност. За да се постигне това, трябва да положат допълнителни усилия за сработване помежду си и за постигане на общата цел.

Можете да помогнете на своя екип да направи това, като заедно изготвите писмен правилник за отговорностите и ролите на всеки член, за разполагаемите и необходимите ресурси, за крайните срокове и за правилата за съвместна работа. С това вие ще повишите ангажираността и отчетността на хората в екипа.

След това трябва да се направи крачка напред и да се отговори на някои специфични за всеки екип въпроси, като в рамките на какъв период от време хората трябва да отговарят на имейлите си или кога трябва да се започне видео- чат.

 

Управление на резултатите и мотивация

Управлението на резултатите в един виртуален екип може да се окаже трудна задача. Въпреки това процесът е съществена част от работата на мениджъра. За да постигне желаните цели, той трябва да управлява и производителността на хората. Разбира се, като такива вие няма да имате възможността да осъществявате пълен контрол върху работата на всеки член на виртуалния екип.

Вместо това предварително трябва да се създадат структури и процедури, които да изпълняват това вместо вас. Например може да провеждате редовни конферентни разговори или самостоятелни телефонни разговори с всеки член на екипа, както и да изисквате редовни доклади с ясно определени крайни срокове.

Това са добри начини за поддържане на връзка с членовете на екипа. Има три основни причини за поддържане на постоянен контакт с тях:

• създаване и поддържане на атмосфера на сътрудничество;
• осигуряване на своевременна, конструктивна обратна връзка;
• даване на възможност на членовете от екипа за поемане на инициатива.

Когато насърчавате изграждането на атмосфера на сътрудничество между членовете на виртуалния екип, това им дава възможност да се сближат и сработят по-бързо и по-добре, повишава се и производителността.

Също така е много важно хората да знаят, че вие като техен ръководител сте отворен за конструктивна критика и обратна връзка. Постарайте се хората да се чувстват достатъчно комфортно в рамките на екипа, за да изразят своите тревоги и проблеми, защото това би довело до подобряване ефективността на изпълнение.

• Какъв тип поведение се възнаграждава във вашия екип?
• Какъв друг тип поведение трябва да се стимулира в екипа за повишаване на ефективността?
• Каква система или структура на екипа бихте изградили, за да въведете тези промени?

 

Мотивация на виртуален екип

Може да се окаже голямо предизвикателство да насърчавате ден за ден своя екип. Хората в него трябва да бъдат индивидуално мотивирани предварително, за да се чувстват сигурни по време на работния процес без строг надзор.

Направете всичко възможно, за да елиминирате елементите на недоволство от работата, за да създадете условия за удовлетвореност.

Например, можете да възнаградите членове на екипа за неща като:

• Насърчаване на сътрудничеството;
• Запазване положителната настройка;
• Проактивност;
• Спазване на крайните срокове;

 

Подобряване на информационния поток

За да преодолее предизвикателството на времето и разстоянието, виртуалният екип разчита до голяма степен на комуникацията чрез технологиите.

Пример за това са интернет, конферентни разговори, електронна поща, незабавни съобщения, видео разговори, както и различни уеб приложения, за да се споделят знанието и опита на всеки член от екипа.

Организациите изразходват голяма част от времето и ресурсите си, за да изготвят оптимизиран модел за предоставяне на информация. Освен това трябва да се съобрази и възможността на хората да общуват като време, място, обстоятелства и т.н.

Въпросът тук е: “Как поддържате информационния поток във виртуалните екипи?”

С организирана система за редовни конферентни разговори и имейли между всички членове на екипа можете да оптимизирате работния процес и да избегнете загубата на време с излишни въпроси от страна на членовете.

Ето няколко начина, чрез които можете да подобрите комуникацията във виртуална среда:

• Направете го лично. Целта е хората да се опознаят и да се сработят. Това може да стане и лично /лице в лице, където е възможно/.
• Физическата среща само би допринесла за това. Може да изглежда и леко противоречиво, виртуалният екип да започне така, но е много по-лесно за хората да общуват по телефона или по имейл, след като са се срещали на живо.
• Ако това все пак не е възможно, видео разговорите са полезни, въпреки че може да отнеме повече време, за да се постигне същата степен на опознаване, както би станало със среща лице в лице.

 

Бъдете чувствителни

Тонът на комуникацията във виртуалния свят често може да бъде по-рязък, отколкото, когато тя е лице в лице. Отсъствието на езика на тялото и тонът на гласа може да прикрие истинското ни намерение зад написаните в съобщение думи. Това означава, че може да бъдете възприети като груби или нечувствителни, ако не сте внимателни.

 

Приемайте и уважавайте различията

За да бъде един екип успешен, членовете му трябва да гледат в една посока и да имат обща цел. Но често това са хора с различни разбирания, познания, умения, интереси и .т.н. Ръководителите трябва да се отнасят с разбиране към всяка личност и да са гъвкави при работата си с различни характери и култури. Например празниците се празнуват по различно време на годината, в различни части на света. В Северна Америка отбелязват Деня на труда в първия понеделник на месец септември, докато все още в много страни го честват на 1 май.

Направете следните неща:

• Обмислете физическите и културните различия, които оказват влияние върху начина на работа с членовете на екипа ви;
• Използвайте time-zone календари, за да изберете най-подходящото време от деня за срещи.

 

Управление на времето

Накрая, отделете от времето си, за да създадете ефективен начин за оптимизиране на комуникацията в рамките на вашия виртуален екип.

Потърсете начини за ефективно използване на най-ценния ни ресурс- времето. Например преди среща изпратете програма, която очертава основните точки за обсъждане. След нея се уверете, че всеки член е получил копие от протокола на провелата се среща.

 

Заключение

Физическата разпръснатост на виртуалните екипи създава уникални предизвикателства за членовете и ръководителите им. Липсата на взаимодействие лице в лице, часовите зони и културните различия са само част от въпросите, пред които виртуалните екипи трябва се изправят.

Технологията напредва и помага да се справят с някои от предизвикателствата. Но ключът към добрия виртуален екип се крие във взаимодействието между членовете му.

Когато изградите свой виртуален екип, уверете се, че той е с ясна мисия и основни правила. Да не забравяме, че трябва да се управлява изпълнението и постоянно да се мотивират хората.