Да работите в екип може да бъде фантастично, ако членовете на екипа работят добре заедно. Ако обаче вървят в различни посоки, преживяването няма да е толкова приятно. Което е още по-лошо, без достатъчно насоки, екипът може да се съсредоточи върху изпълнението на грешните цели, да не успее да оползотвори важни ресурси, може да бъде разпокъсан от вътрешни конфликти и в крайна сметка да се провали, причинявайки на организацията катастрофални последствия.

Екипните устави са документи, които определят основната цел на екипа, какви са методите, по които ще работи и какви са очакваните резултати. Те са „пътните карти“, които екипът и неговият мениджмънт изготвят още в началото на „пътуването“, за да са сигурни, че всички, включени по някакъв начин в екипа, са наясно накъде са устремени и да разполагат с нужните насоки в трудни моменти.

За да може всичко в един екип да потръгне гладко още от самото начало, той се нуждае от екипен устав. Това гарантира, че всички са съсредоточени върху правилните неща още от формирането на екипа. Изготвянето на екипен устав може да бъде полезно, ако екипът изпитва някакви затруднения и хората имат нужда да видят „голямата картина“.

Съвет:
В началото на всеки проект съществува голямо моментно вълнение и хората са готови да започнат работа веднага. Затова и мисълта да се втурнете веднага в извършването на продуктивни дейности е доста примамлива. Но неуспявайки първо да зададете важни и смислени цели, вие „планирате своите провали“. Времето отделено за изготвяне на екипен устав ще се изплати многократно след като започнете проекта.

Подходящият формат на екипния устав варира според ситуацията и характеристиките на екипа. И докато самият устав може да бъде под доста различни форми, стойността на устава идва от обстойното обмисляне и постигнаето на съгласие относно различните елементи.

Адаптирайте следните елементи към ситуацията на вашия екип:

• Контекст;
• Мисия и Цели;
• Състав и Роли;
• Власт и Ограничения;
• Ресурси и Подкрепа;
• Операции;
• Преговори.

 

Контекст

Това е въведението в устава. Той подчертава защо екипът се сформира, проблемите, които се опитва да реши, по какъв начин проблемите се отнасят към по-големите цели на организацията и какви биха били последиците от проблема, ако не бъде решен.

• Какви проблеми ще се решават?
• Какви са очакваните резултати?
• Защо това е важно?

 

Пример:
Екипът е сформиран, за да подобри сплотеността и сътрудничеството между представителствата на мултинационална компания в различни държави.

Липсата на сътрудничество досега е довела до това, че различните представителства на компанията продават различни продукти от портфолиото. Това е подкопало възможността на компанията да постигне икономии от мащаба, което е довело до разпиляването на бюджета в много различни бизнес сфери. Това е и ключовата причина, поради която компанията изостава от своите конкуренти.

 

Мисия и цели

Тази част е в основата на успешния устав. Дефинирайки мисията, екипът е наясно с това какво трябва да постигне. Без ясна мисия, индивидите могат много лесно да преследват единствено своите собствени цели, пренебрегвайки целите на организацията.

 

Пример:

Мисията на екипа е да изгради план, чрез който сътрудничеството в организацията да се подобри и до три години всички локални подразделения на компанията да продават едно и също портфолио от продукти.

Следващата стъпка е да превърнете мисията в измерими цели. Те ще играят ролята на крайъгълен камък и ще ръководят екипа в правилната посока.

Когато изготвяте целите си имайте предвид SMART рамката за целеполагане. Ключовото нещо тук е да се уверите, че всяка цел може да бъде измерена, за да може да бъде проследен успехът.

 

Примерни цели:

• Да интервюирам мениджърите на подразделенията в различните държави и продуктовите мениджъри, за да разбера каква смятат, че е причината държавните подразделения да не работят координирано. Проучването трябва да бъде завършено и представено пред главния изпълнителен директор до 31 март.
• Да подготвя първите предложения и да ги представя пред главния изпълнителен директор до 15 април.
• Да преразгледам предложенията и да ги представя на срещата на регионалните мениджъри на 25 април.
• Да представя план с необходимите разходи на главния изпълнителен директор до 15 май.

 

Състав и Роли

Екипите са най-ефективни когато:

• Членовете им разполагат с нужните умения и опит, за да се справят с работата;
• Членовете на екипа могат да допринесат с опита и знанията си в различни сфери;
• Разполагат с достатъчен брой персонал, но не и с прекалено много, така че екипът да бъде затрупан от излишна комуникация (седем е идеалната бройка);
• Имат представителство от съответните функции, отдели, звена или друга съответна категория заинтересовани страни.

Обърнете се към мисията и целите, за да определите кои хора са подходящи за вашия екип.

Веднъж след като сте определили хората, които ще са във вашия екип, трябва да дефинирате с какво всеки един от тях може да допринесе за изпълнението на вашата мисия. Може това да ви изглежда много трудно, когато току-що сте сформирали екипа си, но със сигурност ще ви е от голяма полза.

• Определете ролите на членовете на екипа;
• Кои играят ролята на връзка между екипа и заинтересованите страни;
• Кой за кои задължения и резултати е отговорен.

 

Пример:

Екипът ще бъде съставен от висши представители от всеки от четирите глобални региона – отделът по „Човешки ресурси“, отделът отговарящ за информационните системи, комитетът по организационно структуриране и финансовия департамент. Този широк обхват от знания и способности ще позволи на екипа да разбере ясно проблемите, свързани с всяка държава по отделно, а също така ще помогне и в самото решаване на проблемите.

Виктор Иванов ще бъде тийм лидер на екипа. В тази си длъжност той е отговорен за:

• Това уставът на екипа да бъде спазван;
• Управлението на всекидневните дейности на екипа;
• Управлението на бюджета;
• Оказването на подкрепа и съдействие на другите членове на екипа;
• Подготовката и представянето на ежеседмични отчети пред главния изпълнителен директор.

 

Пълномощия и ограничения

След като сте определили ролите, сега трябва да помислите върху това какво могат и какво не да направят членовете на екипа, за да изпълнят мисията:

• Каква част от времето си трябва всеки от екипа да разпредели за работа върху изпълнението на мисията на екипа и какъв е приоритетът на тези дейности в сравнение с другите дейности и задължения, които имат членовете на екипа?
• По какъв начин членовете на екипа трябва да решават евентуални конфликти между мисията на екипа и техните всекидневни задължения?
• С какъв бюджет разполагате?
• Може ли екипът да си позволи да назначи нови членове?
• Какво може да прави екипът, какво не може и за какво се нуждае от изричното одобрение на някой друг?

 

Пример:

Виктор като тийм лидер има правото да насочва и контролира работата на екипа и членовете на екипа са отдадени изцяло на проекта, докато той не бъде завършен.

 

Ресурси и Подкрепа

Тази част от устава на екипа определя какви са разполагаемите ресурси, с които трябва да бъдат постигнати целите. Това включва бюджет, време, оборудване и персонал. Във връзка с оценките на ефективността, промените в необходимите ресурси следва да се наблюдават редовно.

Освен това, тази част изяснява подробно каква е подкрепата, която екипът получава от различни тренери и ментори, за да върши работата си по-добре.

 

Пример:

Определен е бюджет от 50 000 долара, който трябва да покрие транспортните разходи и консумативите. С тях ще бъдат финансирани пътуванията на двама от членовете на екипа, които ще интервюират висшите мениджъри в държавите, в които компанията има представителства. Другите необходими интервюта ще се проведат по телефона.

Главният изпълнителен директор ще се среща с Виктор всеки понеделник в 16:30 часа, за да проследят прогреса и да обсъдят евентуална нужда от допълнителна помощ.

 

Операции

Тази част от устава показа по какъв начин екипът ще оперира на дневна база. Това може да бъде както подробно, така и минимално разработено в зависимост от конкретната ситуацията. Тази част може да бъде изчерпателна и подробна при дългосрочните екипи или ограничена до няколко точки в екип, работещ по постигането на краткосрочни проекти.

 

Пример: Срещите на екипа

• Първата среща на екипа ще се проведе в понеделник, на 28 Февруари от 14:00 часа;
• По време на проекта екипът ще се среща всеки понеделник следобед от 14:00 до 15:30 часа;
• Очаква се от всеки член на екипа да представи кратък отчет за статуса на аспекта от проекта, по който работи;
• Ако член на екипа не може да присъства, трябва тийм лидерът да бъде уведомен за това и да бъде назначен някой друг, който да представи отчет за настоящия статус на този аспект и какви са бъдещите очаквани резултати;
• Мария ще подготвя и изпраща резюме на всяко заседание до участниците в него на сутринта след заседанието.

 

Преговори

Добрият екипен устав се оформя естествено в процеса на водене на преговори. Клиент на екипа установява Контекста и Мисията. Целите, състава, ролите, ограниченията и ресурсите се оформят при преговорите между инвеститора, тийм лидера, екипа и другите заинтересовани страни.

 

Съвет:
Използваме думата „преговори“ в този случай, макар да не изглежда най-подходящата! Три неща са от ключово значение тук:

• Дискусията между екипа и тийм лидера, за да се уверите, че Мисията и Уставът са правдоподобни.
• Асертивните преговори между тийм лидера и инвеститора, за да се уверите, че Мисията е достижима и, че необходимите ресурси ще бъдат осигурени.
• Подкрепата на инвеститора, за да сте сигурни, че в крайна сметка, тези ресурси ще бъдат изцяло на ваше разположение.

Макар това да изглеждат като любезни дискусии между шефовете и подчинените, преговорите действително са много сериозни. В крайна сметка екипът трябва да повярва, че мисията е постижима и да се ангажира с нея.

И накрая, но не на последно място, идва одобрението. Тук всички членове на екипа подписват Устава и се ангажират с принципите, ролите и отговорностите, които са заложени в него.

Това е символичен акт, който гарантира пълния ангажимент към мисията и целите. Също така помага да се създаде отчетност и организация.

 

Заключение

Изготвяйки Устав на екипа още в началото на неговото сформиране, вие правите голяма крачка към успеха на проекта, върху който ще работите заедно. Чрез него се уверявате, че хората ясно разбират какво е значението на проекта, всеки е наясно със своите задължения и целите на екипа, също така и с ресурсите, с които разполага.

Нещо повече, чрез изготвянето на такъв Устав, всички страни имат възможността да оформят проекта, което значително увеличава шансовете за успех. След това могат с цялата си душа и сърце да се отдадат на работата по проекта.

Уставът на екипа може да служи и като средство за подобряване на функциите в екипа. Чрез него могат да се структурират и одобряват целите, да се определят ролите, да се пренасочват ресурсите. Накрая, членовете на екипа могат да дадат своето съгласие за устава на екипа и да бъдат управлявани подобаващо.