В ролята си на мениджър, първата ви среща с новия екип може да бъде леко изнервяща. Искате да се уверите, че срещата протича гладко и че започвате да налагате своето лидерство, но трябва да направите това без да разрушите културата и динамиката на екипа или да потъпчете техните постижения.

Ако подходите прекалено твърдо и строго към първата среща, резултатите могат да бъдат пагубни, но няма особено много да се различават, ако не установите нужното ниво на авторитет. Обаче, когато се проведе добре, въвеждащата среща може да бъде страхотна възможност да опознаете своя екип, да изградите доверие и климат на взаимно уважение.

Тази статия ще ви помогне да се подготвите за първата си среща с новия екип. Така че следвайте тези пет стъпки, за да превърнете първата си среща в смислена и ползотворна.

 

1. Проучете екипа си

Ако разполагате с корпоративен интранет с профилите на служителите, прочетете какви са професионалните качества и постижения на вашия екип, всяка друга информация за него би била също от полза.

Това ще покаже на вашия екип, че го цените достатъчно, че сте отделили време преди първата среща, за да го проучите. Ако не успеете да откриете необходимата информация в интранета, обърнете се към отдел „Човешки ресурси“, който може да разполага със снимки и информация за членовете на екипа.

Използвайки тази информация, опитайте се да запомните лицата, имената и родните места на членовете на екипа. Ако не успявате да запомните имената им, опитайте се да запомните характерна черта от лицето или тялото на човека и да го асоциирате с името му. Освен това се уверете, че правилно произнасяте имената на хората.

Ако е възможно, преди да встъпите в новата си длъжност, се опитайте да разговаряте на четири очи с вашия шеф и предишния мениджър на екипа относно силните и слаби страни на членовете, проблемите, свързани с поведението или конфликти, за които трябва да внимавате.

Ако ще работите с хора от различна култура или религия, подходете внимателно към тези различия и демонстрирайте нужния респект.

Освен това, колкото повече обогатявате своята културна интелигентност, толкова по-добре ще работите в мултикултурна среда. Това включва да бъдете винаги наблюдателни, емпатични и внимателно да подхождате към различните хора и ситуации.

Имайте предвид организационната култура на компанията, когато се подготвяте за първата си среща с вашия екип, независимо дали е формална – с ясно изразени комуникационни канали и процеси за вземане на решение – или по-неформална.

Това ще ви помогне да действате по-адекватно по време на въвеждащата среща и да комуникирате ефективно. И отново, ако е възможно, говорете с вашия предшественик относно неговия подход към корпоративната култура, за да имате някаква идея за убежденията и моделите на поведение, с които ще се сблъскате.

Съвет:
Твърде възможно е членовете на екипа да са доскорошните ви колеги. Да управлявате хора, с които до много скоро сте били на едно ниво, може да бъде доста трудно и да се наложи да преразгледате работните си взаимоотношения, за да бъдете по-ефективни. Обаче, не трябва да правите това по време на въвеждащата среща, за да не възникнат проблеми още от самото начало. Въпреки това бъдете подготвени за всякакви проблеми, които могат да възникнат.

 

2. Подгответе мястото на срещата

Ако срещата е лице в лице, изберете неутрално място, като някоя конферентна зала. Вземете предвид местата за сядане, температурата и осветеността на залата, за да се уверите, че е възможно най-комфортна.

Това ще ви помогне да редуцирате стреса и да насърчите комуникацията.

Ако срещата не е лице в лице, трябва да вземете предвид някои по-различни фактори, които оказват влияние върху ефективността на срещата.

Въпреки че интернет ни предоставя възможността да се свързваме бързо и лесно един с друг, независимо от това къде се намираме, онлайн срещите също изискват определено време, за да бъдат организирани и при тях често могат да възниканат някои технически усложнения. Почти всеки се е сблъсквал с проблема

„Виждам те, но не мога да те чуя“ по време на виртуална среща.
Отидете в залата, в която ще се проведе срещата малко по-рано, за да се уверите, че всичко е наред. Това ще ви даде нужното време да поискате техническа помощ, ако има някакви проблеми.

 

Съвет:
Има и други неща, които да вземете предвид, когато организирате виртуална среща. Например, ако провеждате конферентен разговор, помолете всички участници да се включат няколко минути по-рано, за да се уверите, че ще започнете навреме. Също така можете да помолите участниците да заглушават микрофоните си, когато не говорят.

 

3. Бъдете кратък и неформален

Преди да започнете, информирайте екипа си, че просто ще проведете въвеждаща, неформална среща и няма да има установен дневен ред.

В началото на срещата се представете. Обяснете какви са вашите ценности и какво се опитвате да постигнете.

На този етап не е нужно да изпадате в огромни детайли относно своите планове. Това може да почака малко – до началото на по-формалните срещи.

На първо време обяснете, че ще провеждате индивидуални срещи с членовете на екипа, за да ги опознаете по-добре и да разберете по какъв начин може да им бъдете полезен. Кажете на хората, че ще проведете формална среща с целия екип, веднага след като минат всички индивидуални срещи.

Също така уверете екипа си, че ще прекарате първите си 90 работни дни в това да опознаете екипа и начина, по който работи.

Отбележете, че е възможно да направите някои промени, но не и преди напълно да сте се уверили кои елементи от работата на екипа дават нужните резултати, и кои не.

Често новопостъпилите мениджъри биват съветвани да се опитат да постигнат някаква „бърза победа“ веднага след като встъпят в длъжност. При всички случаи следете за възможности да подобрите работата на екипа, но не правете резки промени в работещите процеси.

Може да е отнело доста време те да бъдат внедрени, а и е много вероятно те да постигат нужните резултати. През останалата част от срещата се опитайте, колкото се може по-добре да опознаете своя екип.

Дайте възможност на членовете на екипа да задават въпроси – ако те се интересуват от вас, ще питат. Отговаряйте изчерпателно на въпросите им, но не подхождайте егоцентрично като говорите прекалено много за себе си, а вместо това насочете разговорът отново към общите цели, които се стремите да постигнете.

В идеалния случай, искате по време на срещата до вашия екип да достигнат следните три послания:

• Радвам се да бъда тук и уважавам работата, която сте свършили до момента;
• Моля ви, бъдете сигурни, че не съм тук, за да ви стъжня живота;
• Тук съм, защото вие сте мой приоритет номер едно и искам да ви помогна да вършите работата си още по-добре.

Съвет:
Съвсем естествено е да се опитате да се адаптирате към хора, с които току-що сте се срещнали, но внимавайте да не се увлечете и да обещаете неща, които не можете да изпълните. Ако избегнете това, ще покажете на своя екип още от самото начало, че сте честен и неподправен.

 

4. Моделирайте желаното поведение

Нещата, които вършите по време на първата си среща, ще зададат тона на вашето управление, така че целенасочено се опитайте да създадете работна атмосфера, която цени уважението и добрите маниери.

Погрижете се за очевидните неща, бъдете сигурни, че винаги идвате на работа навреме, обличайте се подходящо и говорете професионално. Искате да насочите цялото си внимание към своя екип, затова оставете телефона си на безшумен режим или дори го изключете напълно.

Съвет:
Не забравяйте, че езикът на тялото ви е от изключително значение. Заемете добра стойка и избягвайте неприятни жестове, като тропане с крака или ръце, които могат да бъдат възприети като проява на нетърпение.

 

5. Не пренебрегвайте всекидневните разговори

Всекидневните разговори са от фундаментално занчение за изграждането на силни взаимоотношения, така че не трябва да се опитвате изцяло да ги елеминирате, за да сте сигурни, че срещата ще бъде максимално ефикасна.

Хората ще запомнят по-скоро начинът, по който сте ги накарали да се чувстат, отколкото какво точно сте казали. Затова, карайки членовете на екипа да говорят за своите положителни преживявания, ще ги накарате да изградят позитивни асоциации и с вас самият. Освен това, ще научите много за ценностите на вашия екип.

Опитайте се да слушате активно, когато другият човек говори. По този начин правите съзнателен опит да разберете думите на другия човек и да разчетете правилно езика на тялото му. Не се отдавайте на изкушението да мислите за собствения си отговор, докато другият човек все още говори.

Доста разпространен начин за изграждане на доверие е чрез споделянето на информация относно себе си (нищо, което да е прекалено лично!). Това показва на другата страна, че сте готови да направите себе си по-уязвим, като първи се изобличите.

Насърчете другата страна да се присъедини, но не насилвайте никого да излезе от зоната си на комфорт. Първото впечатление е от изключителна важност, затова бъдете внимателни да не обидите някого или да не изложите себе си.

Съвет:
Съществува възможността първата ви среща да се проведе в социална, не бизнес среда. Каквато и да е обстановката, бъдете сигурни, че следвате принципите, изложени в тази статия. Бъдете отзивчив, демонстрирайте нужните респект и професионализъм.

 

Заключение

Възможно е да зададете грешен тон на взаимоотношенията си с вашия екип първия път, когато се срещнете с тях.

Добре проведената първа среща може да вдъхне увереност във вашите лидерски способности, да ви помогне да изградите стабилни взаимоотношения и да има позитивен ефект върху бъдещите ви отношения.
Затова прилежната подготовка е жизнено важна.

Уверете се, че предварително сте научили нещо за хората, с които ще се срещнете и за характерни черти в тяхната култура.

Проведете срещата в комфортна, неутрална обстановка. Ако срещата е виртуална, изгладете всички технически нередности преди нейното начало, за да не се превърнат в сериозни проблеми.

Проведете първата среща неформално, но определете индивидуални, по-формални срещи в идните дни.

Практикувайте активно слушане и моделирайте най-доброто поведение, използвайте всекидневни разговори, за да започнете изграждането на стабилни взаимоотношения с новия си екип.